E-Mail Rechnungen verarbeiten und archivieren
Mit invoicefetcher.email Ihre Eingangsrechnungen automatisch sammeln und direkt in Ihre Buchhaltung übertragen!
Wie funktioniert invoicefetcher.email?
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Erstellen Sie Ihr eigenständiges Postfach durch die Wahl einer E-Mail-Adresse.
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Leiten Sie Ihre E-Mail mit Rechnung als Anlage oder ohne an Ihre individuelle invoicefetcher.email Adresse weiter.
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Fertig verarbeitet leiten wir Ihre PDF Rechnung vollautomatisch an Ihr weiterführendes System.
Ihr E-Mail Postfach bei invoicefetcher®
Mit invoicefetcher.email empfangen wir Ihre Rechnungen per E-Mail.
Ob manuell oder dauerhaft weitergeleitet, per Outlook Regel definiert oder den Scanner im Büro angebunden. invoicefetcher.email nimmt alles an.
Eine E-Mail ohne PDF Anlagen wird vollautomatisch zum PDF-Dokument umgewandelt und in unsere Rechnungsübersicht überführt. Auf Wunsch leiten wir Ihre Rechnungen an unsere Partner Online-Buchhaltungen oder DMS-Systeme automatisch per Schnittstelle weiter. Immer mit dem Ziel: Einrichten und laufen lassen!
Diese Funktionen warten auf Sie
Eigentständiges E-Mail Postfach
Die Basis bildet ein eigenständiges E-Mail Postfach, an das Sie Ihre Rechnungs E-Mails weiterleiten.
Eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen
Zu Ihrem Postfach gehört eine Wunsch E-Mail Adresse, die Sie selber definieren können. Z.B. musterfirma@invoicefetcher.email
Automatische PDF Umwandlung
Hat Ihre ankommende E-Mail keine PDF Anlagen, wandeln wir die gesamte E-Mail zu einem PDF um.
Blacklist und Whitelist
Sie können Ihr E-Mail Postfach durch zugelassene oder blockierte E-Mail Sender schützen.
Spam Schutz
Ankommende E-Mails werden einer DKIM-, SPF- und Spamprüfung unterzogen und strikt abgelehnt.
Rechnungen an Apps weiterleiten
Anlagen oder umgewandelte E-Mails werden alle 30 Minunten, zur vollen und halben Stunde, vollautomatisch an Ihr Buchhaltungsprogramm oder DMS-System per Schnittstelle übermittelt.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ich mir meine E-Mail Adresse selber aussuchen?
- Ihre E-Mail Adresse kann z.B. aus Ihrem Namen, Firmennamen oder Ihrer Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-ID) bestehen. Sie haben die Wahl. Zum Beispiel: musterfirma@invoicefetcher.email
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Werden E-Mail Rechnungen die keine Anlagen haben auch verarbeitet?
- HTML Rechnungs E-Mails wandelt unser Multithread PDF Konverter um. Somit liegt Ihnen Ihre Rechnung bei uns immer im PDF Format vor.
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Ist der Rechnungsbelegfluss nachvollziehbar?
- Der Dokumentenzyklus ist bei uns durch Zeitstempel und Prüfsummen dokumentiert. Wir wissen zu welchem Zeitpunkt ein Beleg aus einem Portal heruntergeladen oder per E-Mail empfangen wurde. Zu jeder Zeit liegt uns die Prüfsumme vor und wir wissen wann und mit welcher Nummer der Rechnungsbeleg bei einem Drittanbieter (App) ist. Wir verknüpfen umgewandelte E-Mails und HTML Rechnungen mit der PDF Rechnung.
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Was passiert, wenn ich eine E-Mail mit derselben Rechnung mehrfach weiterleite?
- Unsere mehrstufige und bewährte Duplikatsprüfung sortiert doppelte Dokumente und Rechnungen sofort aus.
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Nutzen Sie andere Cloud-Dienstleister oder Softwareanbieter für invoicefetcher.email?
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Wir entwickeln die App invoicefetcher.email in unserem Haus. Auf das verwenden von Dritt- und Viert-Dienstleister oder Software Services verzichteten wir.
Das speichern und verarbeiten Ihrer Daten erfolgt ausschließlich in unserer Software. Dies erfolgt auf Servern bei Hetzner Online in Deutschland. -
Wie richte ich eine Weiterleitungsregel aus meinem E-Mail Programm ein?
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Folgende Anleitungen sind derzeit verfügbar:
- invoice Apple Mail
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Gibt es bei der Verarbeitung von Belegen über die invoicefetcher.email Beschränkungen?
- Über eine E-Mail können beliebig viele Dokumente verarbeitet werden. Einzige Limitierung ist bei einer Dateigröße von 20MB - innerhalb dieses Rahmens können beliebig viele Rechnungen im Anhang enthalten sein.
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Wofür brauche ich mehrere Alias-Adressen?
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Mit mehreren Alias-Adressen können Sie Ihre Belege bereits beim Import automatisch dem richtigen Exportziel zuordnen - ohne nachträgliche manuelle Sortierung.
Der häufigste Anwendungsfall: Rechnungseingang und Rechnungsausgang in DATEV sauber trennen.
- meineFirma-Eingang@invoicefetcher.email → DATEV-Belegtyp Rechnungseingang
- meineFirma-Ausgang@invoicefetcher.email → DATEV-Belegtyp Rechnungsausgang
Weitere Möglichkeiten sind eine eigene Adresse für Kreditkartenbelege, Kassenbelege oder eine direkte Weiterleitung in einen Cloud-Speicher.
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Wohin kann das Mapping exportieren?
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Das Mapping ist flexibel - es gibt zwei Dimensionen:
Innerhalb eines Zielsystems können unterschiedliche Alias-Adressen an verschiedene Bereiche desselben Systems geleitet werden. In DATEV zum Beispiel an unterschiedliche Belegtypen, bei Flowwer an unterschiedliche Flows. Ob das möglich ist, hängt vom jeweiligen Zielsystem ab — nicht jedes System unterstützt mehrere Annahmepunkte. Manche Integrationen kennen nur ein einziges Exportziel, an das alle Belege gehen.
Über verschiedene Zielsysteme hinweg kann jede Alias-Adresse an ein komplett anderes Exportziel weitergeleitet werden. Mögliche Kombinationen sind zum Beispiel:
- Ein Teil der Belege geht an Ihr Buchhaltungssystem
- Ein anderer Teil an ein Dokumentenablagesystem oder einen Cloud-Speicher
- Bestimmte Adressen werden bewusst nicht exportiert
Welche Kombinationen für Ihr Setup möglich sind, klären wir gemeinsam mit Ihnen - sprechen Sie uns einfach an.
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Wie richte ich das Mapping ein?
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Die Alias-Adressen legen Sie ab sofort selbst an - direkt hier in den Einstellungen. Das spart Zeit und Rückfragen: Sie erledigen die Vorarbeit eigenständig, und unser Kundenservice richtet anschließend das Mapping für Sie ein.
Schreiben Sie uns dazu einfach kurz, welche Adresse welchem Exportziel zugeordnet werden soll - wir kümmern uns umgehend darum.
Die vollständige Selbstverwaltung des Mappings - ohne Umweg über den Kundenservice - ist bereits in Vorbereitung.
invoicefetcher.email ist ab Tarif Standard verfügbar
- yes 10 Online-Portale
- yes invoicefetcher.email
- yes unbegrenzte Anzahl von Dokumenten
- yes App`s enthalten
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Unsere 5 Tarife finden Sie hier.